<div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div>Dear UK-TUG members</div><div><br></div><div>The relation between confidentiality and openness is an important issue as we approach the SGM. Between general meetings the committee runs UK-TUG. Effectively committee functioning requires a certain amount of confidentiality. However, general meetings require openness, so that the members are well informed.</div><div><br></div><div>We saw an example of this in 2019. The current chair in his election address criticised the conduct in the committee of an unnamed member of the committee. Even though this member's conduct may be confidential, in the context it may be justified by openness. Similarly, last week I shared with members information about TUG and DANTE accepting a donation from UK-TUG, which had been reported to the committee list. Even if confidential, openness may provide a justification.</div><div><br></div><div>There are some general principles that govern the balance between confidentiality and openness. The sense of fairness (equity) is one of the most important. In the context of UK-TUG there are few if any absolutes. Underlying this are the basic values of good-will and common sense.</div><div><br></div><div>The purpose of the committee, and of committee confidentiality, is to serve the membership. At and prior to a general meeting the same principle of serving the members requires giving more weight to openness, and less to confidentiality. The balance shifts to openness just as the centre of power shifts to the general meeting.</div><div><br></div><div>with kind regards</div><div><br></div><div>Jonathan</div></div>
</div></div>